INFORMATIVA PRIVACY AI SENSI DEL REGOLAMENTO EU 2016/679 (GDPR)


Ai sensi della normativa privacy vigente (con il termine “normativa privacy vigente” si intende fare riferimento al Codice della Privacy – Decreto Legislativo no. 196/2003 e successive modifiche – e al Regolamento Europeo no. 679/2016), la scrivente società Fatro S.p.A. con sede in Ozzano dell'Emilia (Bologna), Italia, Via Emilia n. 285, in persona del legale rappresentante pro tempore, in qualità di Titolare del trattamento per conto della predetta società, fornisce le seguenti informazioni in merito al trattamento dei dati personali Suoi e/o della Sua società volontariamente forniti e/o altrimenti raccolti presso l'Interessato del trattamento (tramite contratti o ordini, verbali o di altro tipo, biglietti da visita, e-mail o siti web).

Tale trattamento si ritiene lecito ai sensi dell’art. 6 comma 1 lettere b), c) e f) del Regolamento Europeo no. 679/2016 (d’ora in poi anche “GDPR”), del Decreto Legislativo n. 196/2003 e del Decreto Legislativo no. 51/2018.

1. Oggetto e finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali e relativa base giuridica

Fatro S.p.A. in qualità di Titolare del trattamento, La informa che tratterà i dati personali Suoi e/o della Sua società (d’ora in poi anche “Società”), del legale rappresentante della Società e dei dipendenti della Società (nello specifico si veda paragrafo 3) direttamente comunicati, ai soli fini dell’esecuzione di contratti, ordini o servizi inter partes o dei rapporti giuridici in essere con Fatro S.p.A. (art. 13 comma 1 lett. c) del GDPR), (d’ora in poi solo “Contratto”).

In particolare, i dati personali che Fatro S.p.A. sottopone a trattamento sono esclusivamente quelli da Lei forniti in occasione delle trattative e/o dell’esecuzione del Contratto. Questi dati verranno trattati esclusivamente per le seguenti specifiche finalità: adempimento ed esecuzione del Contratto ed espletamento di ogni azione finalizzata all’adempimento delle obbligazioni reciproche nascenti dal suddetto rapporto contrattuale; adempimento di specifiche richieste provenienti da prima della conclusione del Contratto con la Società; adempimento di obblighi fiscali, amministrativi, tecnici e/o contabili; gestione del Contratto (amministrazione della clientela; amministrazione di contratti, ordini, spedizioni e fatture; controllo dell’affidabilità e solvibilità, cessione del credito, richiesta di informazioni); gestione del contenzioso (inadempimenti contrattuali; diffide; transazioni; recupero crediti; arbitrati; contenziosi e controversie giudiziarie); servizi di controllo interno (della sicurezza, della produttività, della qualità dei servizi, dell’integrità del patrimonio).

La comunicazione di tali dati a Fatro S.p.A. è requisito necessario all’instaurazione ed esecuzione del rapporto contrattuale di cui la Società è parte con la sottoscrizione del Contratto (art. 6 paragrafo 1 lett. b) del GDPR), in particolare con riferimento a tutte le prestazioni specifiche connesse all’instaurazione ed alla corretta esecuzione del predetto rapporto contrattuale/negoziale. In difetto di comunicazione dei dati non sarà quindi possibile dare corso al Contratto e quindi all’instaurazione ed esecuzione del medesimo Contratto.

2. I dati personali saranno trattati da Fatro S.p.A. per le seguenti finalità:

a) adempiere gli obblighi precontrattuali e contrattuali derivanti dalla stipula del Contratto;

b) rispettare le disposizioni di leggi e regolamenti (nazionali o comunitari), oppure eseguire un ordine di Autorità giudiziarie ai quali il Titolare è soggetto;

c) esercitare i diritti del Titolare, in particolare, quello di difesa in giudizio;

d) attività di marketing, quale la distribuzione di materiale analogo a quello oggetto del Contratto, l’invio anche per mezzo di posta elettronica di informative – alcune obbligatorie per Legge – nonché newsletter e pubblicazioni a carattere informativo e promozionale.

Il conferimento dei dati per le finalità di cui alle precedenti sezioni a) b) e c) non è obbligatorio, tuttavia la mancanza dei dati e/o l’eventuale espresso rifiuto al trattamento comporterà l'impossibilità per il Titolare di svolgere ed eseguire il Contratto o rapporto giuridico/negoziale oppure la possibile violazione di richieste delle Autorità competenti.

Il conferimento dei dati per le finalità di cui alla lettera d) è facoltativo, con la conseguenza che quando vorrà potrà chiedere a Fatro S.p.A. all’indirizzo e-mail: privacy.@fatro.it di essere cancellato dalla lista e non ricevere più alcun tipo di promozione, marketing diretto, etc.

3. Categorie di dati personali trattati

Nell’ambito delle finalità dei trattamenti evidenziati al precedente paragrafo 2, saranno trattati unicamente dati personali della Società, del suo legale rappresentante e ove occorra dei dipendenti della Società e segnatamente: dati anagrafici, fiscali, postali (anche di posta elettronica), bancari e contabili. In dette categorie, a titolo di esempio, potrebbero essere trattati: nome e cognome, codice fiscale, numero di partita IVA, residenza, domicilio, sede del luogo di lavoro, indirizzo e-mail o P.E.C., numero di telefono, fax, etc.

4. Modalità del trattamento dei dati comunicati

Il Trattamento dei dati personali comunicati dalla Società a Fatro S.p.A. è realizzato per mezzo delle operazioni indicate dalla normativa vigente e precisamente: “raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati”.

I dati personali comunicati sono sottoposti a trattamento in forma cartacea, informatizzata e telematica ed inseriti nelle pertinenti anagrafiche e relative banche dati (amministrazione, contabilità, commerciale, tecnico, marketing, etc.), con modalità tecniche ed organizzative tali da garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio ai sensi all’art. 32 del GDPR, ad opera di soggetti appositamente autorizzati, in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 29 del GDPR, ovvero a dipendenti e/o collaboratori di Fatro S.p.A. nella loro qualità di soggetti autorizzati e/o referenti delegati interni e/o amministratori di sistema, i quali potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione con l’ausilio di strumenti elettronici o informatici nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l'altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati nel rispetto delle finalità e modalità dichiarate.

Si precisa, in particolare, che, ai sensi dell’art. 13, paragrafo 1, lett. e), i Suoi dati personali potranno essere trattati da soggetti autorizzati e/o referenti delegati interni all’azienda delle funzioni a ciò deputate e/o altresì da responsabili esterni del trattamento (in persona di singoli professionisti e/o di associazioni professionali complesse), incaricati, in particolare, della gestione contabile e finanziaria, amministrativa, tecnica, commerciale, legale e di marketing.

Inoltre la scrivente dichiara di non eseguire trasferimenti dei Suoi dati all’estero come richiamato dall’art. 13 lettera f) del GDPR e dal Decreto Legislativo n. 51/2018; nel qual caso dovesse presentarsi la necessità di trasferire i Suoi dati all’estero sarà dovere del Titolare del trattamento o del responsabile del trattamento osservare le condizioni stabilite dalle disposizioni della normativa privacy vigente in relazione al trasferimento di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali.

Relativamente alle operazioni di trattamento si precisa che i Suoi dati non saranno oggetto di diffusione. Il trattamento dei dati non è automatizzato.

5. Categorie di destinatari dei dati personali

Per le finalità di cui al precedente paragrafo 2, i dati personali da Lei forniti potranno essere resi accessibili:

a) a dipendenti e collaboratori del Titolare o delle società facenti parte del Gruppo Fatro, nella loro qualità di addetti autorizzati al trattamento dei dati (o c.d. “incaricati al trattamento”);

b) a terzi soggetti che svolgono attività, anche in outsourcing, per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili del trattamento;

c) ad Autorità giudiziarie o di vigilanza, amministrazioni, enti ed organismi pubblici (nazionali ed esteri).

Inoltre, i Suoi dati personali potranno essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti: Amministrazioni dello Stato, Amministrazioni Regionali, Istituti di credito, Compagnie di assicurazione, Società di revisione, Amministrazione finanziaria, Centri di assistenza fiscale, Autorità giudiziaria, Organi di direzione e controllo, soci e/o azionisti, enti fieristici, liberi professionisti. Potranno altresì essere comunicati ad agenzie di viaggio in occasione di meeting aziendali o del Gruppo nonché ad Organizzazioni di categoria imprenditoriali, Enti e organismi pubblici.

I Suoi dati personali comuni (in particolare nome, cognome e funzione) potranno essere comunicati, anche all’estero, a Società Controllate della scrivente e in generale a società o enti in relazione ai quali l’azienda abbia assunto impegni contrattuali nell’osservanza delle garanzie previste dalla normativa privacy e dal Codice Privacy.

L’elenco aggiornato dei Responsabili esterni è disponibile presso la sede della Titolare.

6. Periodo di conservazione dei dati personali

Fatro S.p.A. segnala che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e della conservazione e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 GDPR, il periodo di conservazione dei Suoi dati personali è stabilito per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati, ovvero per tutta la durata del Contratto e all’eventuale termine di quest’ultimo, per un tempo in ogni caso non superiore a 10 (dieci) anni successivi decorrenti dalla conclusione del rapporto contrattuale medesimo.

Decorso il termine di conservazione come sopra individuato, i Suoi dati verranno cancellati da ogni database, applicativo e archivio cartaceo in cui sono stati registrati e conservati.

7. Diritti esercitabili

Fatro S.p.A., ricorda infine che sono riconosciuti i diritti di cui ai Capi II e III del GDPR in particolare, il diritto di ottenere informazioni sui propri dati, accedere ai propri dati personali, di chiederne la rettifica, la limitazione, l’aggiornamento e la cancellazione, se incompleti, erronei o raccolti in violazione della legge, nonché di opporsi al loro trattamento per motivi legittimi rivolgendo le richieste al Titolare del trattamento, Fatro S.p.A., nella persona del legale rappresentante pro tempore e del Responsabile del trattamento.

Lei potrà esercitare i diritti sopra elencati mediante richiesta da inviare all’indirizzo e-mail: privacy@fatro.it.

In ogni caso è Sua facoltà proporre reclamo all’Autorità di Controllo (Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia n. 11, 00187, Roma), come specificato ai sensi dell’art. 13, paragrafo 2, lettera d) e disciplinato dagli articoli 77 e ss. del GDPR.

Fatro S.p.A. ha nominato quale DPO, l’Avv. Floriana Francesconi, la quale potrà essere contattata all’indirizzo e-mail: dpo@fatro.it.

Si precisa altresì che la politica sulla Privacy potrebbe essere modificata di tanto in tanto in funzione dell’attivazione di nuovi servizi o a seguito di aggiornamenti di Legge, perciò è consigliabile controllare periodicamente le eventuali novità in materia consultando il sito web aziendale.